La crise sanitaire a amené de nombreuses entreprises à réévaluer leur stratégie immobilière actuelle. Aujourd’hui, plus que jamais, la demande de flexibilité est élevée, tant pour les entreprises que pour les salariés. Les prestataires de bureaux flexibles ont répondu à cette problématique en proposant une gamme d’options de bureaux pour s’adapter aux besoins en constante évolution des membres. Nous vous présentons à travers cet article les différentes solutions de bureaux flexibles pour vous aider à trouver la meilleure stratégie pour votre entreprise. Que vous soyez une grande entreprise ayant besoin d'un siège social sur mesure, une petite équipe ayant besoin d'un espace de coworking ou que vous cherchiez à mettre en place plusieurs modèles pour vos équipes, le secteur des bureaux flexibles a forcément une solution adaptée à votre recherche.
Louer des bureaux conventionnels dans un immeuble qui abrite également un prestataire de bureaux flexibles peut offrir la possibilité de prendre de l'espace supplémentaire en cas de besoin. Cette solution peut être particulièrement attrayante pour les grandes entreprises qui ont besoin d'un bureau principal, sans avoir à intégrer un espace supplémentaire (à un coût plus élevé) pour accueillir des salles de réunion ou des espaces événementiels, par exemple. La plupart des bureaux flexibles proposent des salles de réunion et des espaces événementiels qui peuvent être loués avec un coût supplémentaire. Il est également possible de louer un bureau privé pour de courtes périodes et de l'utiliser comme espace projet, offrant souvent un environnement plus créatif et isolé, loin du bureau principal.
Destinée aux grandes entreprises, cette solution consiste à prendre un étage entier d'espace de bureau, voire un bâtiment entier, dont la conception et la configuration peuvent être adaptées à des besoins spécifiques. La gestion quotidienne de l'espace est assurée soit par une entreprise de gestion de bureaux flexibles existante, telle que Deskeo ou My Flex Office par exemple, soit par une entreprise de gestion tierce pour le compte du propriétaire.
Les bureaux de coworking conviennent souvent mieux à des individus tels qu'un entrepreneur avec une entreprise en phase de démarrage, un travailleur à distance ou une personne en freelance, mais aussi à de plus petites équipes à la recherche d'un bureau unique ou d'un petit nombre de bureaux dans un espace partagé avec un accès aux espaces communs qu'un espace flexible fournit. Ceux-ci varient d'un prestataire à l'autre, mais peuvent inclure des installations de cuisine, des salles de réunion et des espaces événementiels. Les bureaux de coworking sont soit des postes non dédiés, soit des bureaux dédiés à une personne et, dans certains cas, ils sont équipés de casiers pour laisser ses affaires en toute sécurité. Les formules d’abonnement pour des postes non dédiés sont généralement moins chères et vous limitent à un certain nombre de jours/heures par mois, mais vous permettent d'être libre de vos mouvements entre les différents lieux, tandis que les bureaux dédiés vous offrent un domicile permanent, dans un environnement ouvert et dynamique. Nous avons constaté une augmentation de la demande pour les deux types d'espaces de coworking à la suite de la crise sanitaire, car de nombreuses personnes recherchent un endroit à proximité de leur domicile pour travailler lorsqu'il n'est pas possible de faire du télétravail, ou tout simplement lorsqu'elles souhaitent varier leur semaine de travail.
Les bureaux privatifs sont l'offre principale de la plupart des prestataires de bureaux flexibles (généralement plus de 60% de l'espace correspond à des bureaux privatifs) et sont une excellente option pour les entreprises de toutes tailles qui ont besoin d'un espace dédié qui permet également un accès aux espaces partagées fournis dans l'espace de bureau flexible. Il s'agit d'une solution particulièrement intéressante pour les start-ups et les scale-ups dont la taille peut fluctuer au cours d'une période donnée et dont l'espace peut s'étendre ou se réduire avec elles selon les besoins. Mais c'est également utile pour les entreprises qui ont besoin d'un espace de projet, d'un espace transitoire ou simplement d'un espace d'appoint pour les salariés lorsque leur siège social se trouve dans un autre quartier de la ville.
Le coworking sur différents sites peut être utilisé de deux manières. La première option consiste à choisir un espace de coworking auprès d'un prestataire multi-sites tel que WeWork ou IWG, qui disposent tous deux d'un vaste portefeuille d'espaces à travers la France et à l'international, et qui proposent des adhésions vous donnant accès à une partie ou à la totalité de leur réseau d'espaces.
Vous pouvez également utiliser une plateforme intermédiaire conçue pour trouver des bureaux de coworking disponibles auprès de différents prestataires sur le marché. En général, ces plateformes fonctionnent sur la base de crédits et offrent un moyen rapide et facile de réserver un bureau de coworking sans être lié à un opérateur. Le coworking dans plusieurs lieux peut être utilisé en complément d'un siège social, pour les employés qui ont besoin d'une plus grande flexibilité et mobilité dans leur lieu de travail.
Un espace de bureau indépendant est généralement adapté aux grandes équipes et offre un espace privé qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre entreprise. Il vous permet d'utiliser votre propre branding et de modifier la conception et la configuration de l'espace pour y intégrer certaines installations comme des cuisines ou des salles de réunion.
La majorité des prestataires de bureaux flexibles proposent des espaces de réunion à louer, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent à distance mais qui ont besoin d'un environnement professionnel pour rencontrer leurs clients ou d'autres membres de leur équipe. L'espace de réunion peut être réservé avec un coût supplémentaire et est souvent facturé à l'heure, ou selon un système de crédit. Dans certains cas, les prestataires peuvent organiser des réunions récurrentes, par exemple si vous avez besoin d'une salle de réunion tous les mardis matin pendant les trois prochains mois. Lorsque vous effectuez une réservation en bloc, vous disposez d'une plus grande souplesse pour négocier des réductions.
Idéal pour les entrepreneurs et les petites entreprises, cette solution convient parfaitement aux sociétés qui n'ont pas besoin d'un espace de bureau physique, mais qui ont tout de même besoin d'une adresse commerciale à des fins d'envoi de courrier ou de services de réponse aux appels. Un bureau virtuel est une solution rentable qui vous permet de maintenir une image professionnelle.
Très souvent, les espaces de bureaux flexibles sont simplement appelés "coworking", mais il existe en réalité beaucoup d'options, d'offres et de produits différents disponibles pour les entreprises en fonction de leurs besoins. Nous répertorions plus de 5 000 espaces différents sur les marchés où nous opérons, alors si vous n'êtes pas sûr de l'option qui convient à votre entreprise nos experts sont à votre disposition pour vous offrir des conseils gratuits afin que vous trouviez l'espace de travail qui vous convient le mieux.
Il vous suffit de nous contacter directement par téléphone au +33 (0)1 44 51 73 03 ou par mail à l’adresse bonjour@workthere.fr pour discuter de vos besoins en espaces de bureaux flexibles.
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