Of jouw medewerkers nu een gedeelde werkplek hebben of een privékantoor, vergaderzalen zijn onmisbaar in de huidige kantorenmarkt. Uit ons eerdere onderzoek De Workthere Flexmark 3.0 blijkt dat vergaderruimten een zeer gewilde faciliteit zijn binnen flexibele kantoren is. Hybride werken is de nieuwe norm, waardoor vergaderruimtes steeds meer gebruikt worden als ontmoetingsplek. Hoe ziet de ideale vergaderruimte van jouw medewerkers eruit, wat is het belang van een vergaderzaal en hoe richt je deze ruimte optimaal in zodat jij en jouw collega’s het meest productief zijn tijdens werktijd? Je leest de antwoorden in deze blog.
De meerwaarde van een vergaderzaal
Een online meeting in een gedeelde ruimte, brainstormen in een privékantoor of het ontvangen van zakelijke relaties op kantoor: de vergaderzaal biedt de uitkomst! Hier voer je vertrouwelijke gesprekken, maak je een goede eerste indruk, kunnen medewerkers zich optimaal focussen en ontstaat verbinding. Daarnaast biedt het hebben van inpandige vergaderruimtes de kans om zakelijke relaties uit te nodigen.
Efficiënt vergaderen
Afhankelijk van de grootte van jouw (toekomstige) flexibele kantoorruimte is het verstandig om van te voren na te gaan wat voor soort vergaderzalen passen bij jouw core business. Geef jij vaak presentaties aan een groot publiek, maak je vaak gebruik van middelgrote vergaderzalen om focusgroepen te organiseren of staat er bij jou wekelijks een brainstormsessie op de planning? Er zijn verschillende flexibele werkpleklocaties met een gevarieerd aanbod. Neem dit soort zaken vooral mee in je werkplekstrategie meetings.
Met de volgende 5 elementen tillen jij en je collega’s jullie vergaderingen naar een (nog) hoger niveau;
Audio is your new best friend
Ondanks dat het beeld tijdens een vergadering de toon zet, is audio door de opkomst van hybride werken net zo belangrijk. Zo zorgen geluidswanden in een grote vergaderruimte (± 50 m²) voor het tegengaan van een galmend geluid. Verder is het belangrijk dat de bass (lage tonen) en trebble (hoge tonen) op jouw audiosysteem goed staan ingesteld zodat alle stemmen – zowel online als offline – altijd goed verstaanbaar zijn.
Wireless working
Je herkent het vast wel: mensen lopen al bellend door kantoor met draadloze oortjes of bewegen zich in de loop van de dag richting de lobby om onder het genot van een kop koffie nog even wat e-mails te tikken. Draadloos werken is een trend die niet langer weg te denken is. Zo kan eenieder zich flexibel door het kantoor bewegen zonder dat hij of zij beperkt wordt door IT-problemen. Ook dragen functies als ClickShare bij aan deze draadloze werkstijl. Hiermee kun je jouw scherm casten naar de monitor of het televisiescherm in de vergaderzaal. Vrijwel alle laptops ondersteunen deze functie, dus hier hoef je niets voor te installeren!
Het reserveren van ruimtes
Vergader jij regelmatig, dan zal het reserveren van een vergaderruimte onderdeel zijn van jouw werkroutine. Mocht het nou zo zijn dat de vergaderruimtes vaak bezet zijn waardoor je planning in de war raakt, overweeg dan om een extra vergaderruimte te huren. Vergader je één op één, dan raden we je aan om dit lekker buiten te doen. Net zo gezond!
Let op: Houd er rekening mee dat sommige verhuurders hun vergaderruimtes verhuren aan externen. Wees dus op tijd met het huren van een vergaderruimte in jouw flexibele kantoor.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Stel je voor: de lay-out van je presentatie is klaar, je hebt de inhoud goed doorgenomen en je potentiële klant is gearriveerd. Eenmaal aangekomen in de vergaderzaal wil jij je presentatie via de monitor of de projector op het scherm toveren, maar door technische problemen lukt dit niet (goed). Zonde natuurlijk! Controleer dus altijd van tevoren of alles goed werkt zodat jij een verpletterende (eerste) indruk kunt maken.
Een eerste indruk maken: daar krijg je namelijk geen tweede kans voor!
Het oog wil ook wat
Lange vergaderingen in oncomfortabele stoelen met spierwitte muren roept geen creativiteit op. Anno 2022 kunnen en moeten we daar verandering in brengen. Onderzoek van Workthere heeft aangetoond dat vergaderzalen enorm belangrijk zijn voor elk type bedrijf. Zorg er daarom voor dat je een flexibele werkplek kiest met volledig uitgeruste vergaderruimtes die qua uitstraling aansluiten op het DNA van jouw bedrijf. Heb jij momenteel een flexibel kantoor op het oog met fijne, passende vergaderzalen? Dan zal zich dit op termijn zeker uitbetalen.
