Waar moeten vastgoedbeleggers rekening mee houden als ze overwegen om zelf een flexibel kantoorconcept te starten?

Flexibele kantoorruimte wordt steeds populairder onder huurders en de opleving in de serviced office-sector is de traditionele verhuurders niet ontgaan. Velen van hen vragen zich af of ze extra inkomsten mislopen en merken dat ze in de markt steeds vaker moeten concurreren met aanbieders van flexibele kantoorruimte. Waar dit voorheen met name gold voor kleinere ruimtes tot 500 m², zien we dit ook steeds vaker voor grotere vloeroppervlaktes of zelfs gehele kantoorgebouwen.
Nu de markt voor flexibele kantoorruimte blijft groeien, zien we dat verhuurders niet alleen overwegen om flexibele ruimtes te gaan verhuren, maar ook flexwerkplekken (en co-working ruimtes) gaan aanbieden om de veranderende huurdersmarkt beter te kunnen bedienen. Dat geldt bijvoorbeeld voor NSI met het concept HNK (Het Nieuwe Kantoor) en Smart Office van Merin.
Wat zijn belangrijke punten waar beleggers rekening mee moet houden als ze overwegen om zelf flexibele kantoorruimte te gaan aanbieden? We hebben een korte handleiding opgesteld waarin we de belangrijkste punten bespreken. Daarin geven we ook tips vanuit onze eigen ervaringen met huurders die op zoek zijn naar flexibele kantoorruimte.

Is flexibele kantoorruimte haalbaar voor mijn locatie en gebouw?

Er zijn geen algemene criteria die bepalen of jouw gebouw en locatie geschikt zijn. Elke situatie moet op zichzelf worden beoordeeld. Er zijn echter wel een paar overwegingen die de besluitvorming makkelijker kunnen maken.

Flexibele ruimte moet geen doel op zich zijn, want dan kan het een gevaarlijke strategie zijn. Het concept is niet voor elk gebouw geschikt en leent zich zeker niet voor elke locatie. Voor de inrichting en het beheer van de ruimte zijn veel mensen en middelen nodig. Je hebt niet alleen geld nodig, maar moet er ook zeker van kunnen zijn dat er op jouw locatie vraag is naar flexibele ruimte en dat die vraag voldoende is om een rendabele prijs te kunnen vragen.

Je moet jezelf ook afvragen of jouw gebouw geschikt is voor flexibele ruimtes. Is er voldoende daglicht? Hoe groot zijn de verhuurbare vloeroppervlakten? je ziet vaak dat een verdieping is opgedeeld in een aantal kleine en grotere privekantoren, waarbij het essentieel is dat er voldoende lichtinval is in de kantoren en de algemene tussenliggende ruimte. Bij te weinig, of te kleine ramen lijken de ruimtes die in het midden van de vloer liggen al snel op een kelderruimte. Als je verdiepingen heel groot zijn zullen de ruimtes in het midden, dus zonder ramen, vaak moeilijker aan de man te brengen zijn, waardoor verhuurders daar veel minder geld voor kunnen vragen. 

Wie is mijn doelgroep?

Als je nadenkt over het ontwerp van een gebouw, moet je ook rekening houden met de inrichting, de branding en wie de doelgroep is, want de wensen en behoeften kunnen per branche behoorlijk verschillen. Sommige locaties lenen zich meer voor moderne techbedrijven die vaak op zoek zijn naar meer trendy, strakke ruimtes met veel voorzieningen en mogelijkheden om te ontspannen, terwijl andere locaties juist meer zakelijke ondernemingen trekken, waar een neutraler kantoorontwerp beter past. Het is essentieel om de lokale markt goed te kennen, evenals de verschillende soorten huurders, want alleen dan kan je een concept ontwikkelen dat aan hun specifieke behoeften voldoet.

Kies ik wel of niet voor een apart merk?

Deze vraag is niet altijd even makkelijk te beantwoorden voor eigenaren die overwegen om een eigen concept te ontwikkelen voor flexibele kantoorruimte. Hetzelfde geldt voor de aanbieders van flexwerkplekken: sommigen zien graag hun eigen merk op de gevel, zoals WeWork of Regus, maar anderen houden het gebouw liever neutraal.

Er is een tijd geweest dat bedrijven niet wilden dat het zichtbaar was dat ze in een serviced office zaten en daarom waren kantoorpanden zonder branding aantrekkelijk. Nu de sector een groei doormaakt en men begint in te zien dat flexconcepten geen saaie kantoren meer zijn met blauwe vloerbedekking en witte muren, maar juist een plek waar mensen graag willen werken, zien we dat de branding juist steeds belangrijker wordt. 

Een merk is ook belangrijk vanuit marketingperspectief en een nieuw submerk kan een interessante nieuwe invalshoek opleveren. Een submerk kan ook onderscheidend zijn naast je bestaande aanbod als verhuurder. Het is ons opgevallen dat merkaffiniteit belangrijker wordt voor huurders. Als ze een merk vinden waar ze vertrouwen in hebben, zullen bedrijven eerder aan dat merk verbonden blijven door te kiezen voor een verbouwing of nieuwe inrichting of te verhuizen naar een van de andere vestigingen van datzelfde merk.

Hoe ziet de optimale indeling van de ruimte eruit?

In principe is het aan te raden om voor een optimale mix van units te gaan waarmee alle delen van de markt kunnen worden bediend. Er is doorgaans de meeste vraag naar vier tot twaalf werkplekken per unit, maar er is ook behoefte aan grotere units van tussen de twintig en 150 werkplekken of meer. Veel serviced offices worden nu zo opgezet dat ze ruimte bieden aan bedrijven van honderd werknemers, verdeeld over één kantoortuin. Alles draait om kennis van de markt en waar de vraag waarschijnlijk het grootst is. Sommige verhuurders richten zich alleen op de grootschalige markt, met bedrijven die tussen de dertig en tweehonderd werkplekken nodig hebben. Zij hebben dan ook alleen grotere privékantoren in hun aanbod.

Verhuurders die nog geen ervaring hebben in de serviced office-sector maken soms de fout dat het ontwerp van de ruimte niet voldoende flexibiliteit biedt. Die flexibiliteit is essentieel om aan de vraag van de markt te kunnen voldoen, dus wie net zo makkelijk twee aparte kantoren voor tien medewerkers kan aanbieden als een combinatie daarvan voor twintig man, zal meer aanvragen krijgen, voor elke omvang.

Een opzet waarin de meeste scheidingswanden eenvoudig, dus binnen een dag of weekend, kunnen worden geplaatst of verwijderd, al naar gelang de vraag, werkt het beste. Als je een ruimte ontwerpt voor dertig medewerkers, maar vervolgens een maand lang nauwelijks aanvragen krijgt voor dertig werkplekken, is het belangrijk dat je huurders alternatieven kunt bieden, door de ruimte in kleinere units voor bijvoorbeeld tien medewerkers te verhuren. Daarmee versterk je je positie.

Hoe bepaal ik het aantal vierkante meters per persoon?

Dit aspect is cruciaal voor de financiële kant van het verhaal en potentiële marges. Veel serviced office-aanbieders gaan uit van een dichtheid van ongeveer 1:3,7 m², al ligt het gemiddelde eerder rond de 1:5 m². Dat geldt puur voor de kantoorruimte zelf; de ruimte voor ontspanning is hierin niet meegenomen.

De meeste kantoren hanteren een verdeling variërend van ongeveer 60% kantoorruimte op 40% ontspannings- en loopruimte (in het gunstige geval), tot 80% kantoorruimte op 20% loopruimte aan de andere kant van het spectrum. De gekozen dichtheid is bepalend voor de prijs die je kunt vragen. Weeg in offertes dus altijd het aantal werkplekken per vierkante meter mee.

Welke prijs ga ik vragen?

De belangrijkste tip is: houd het zo simpel mogelijk. Kies voor een all-inprijs in plaats van een prijs per vierkante meter plus servicekosten en andere extra kosten. Vermijd extra kosten voor bijvoorbeeld printen, telefonie en IT. De extra kosten die aan het eind van de maand in rekening werden gebracht, hebben de sector een negatief stempel bezorgd en waren voor huurders een belangrijke reden om van een serviced kantoor naar een traditioneel kantoor te verhuizen. De sector heeft echter niet stilgestaan en de meeste aanbieders proberen nu een all-inprijs aan te bieden. Alleen vergaderruimten worden soms nog apart in rekening gebracht, maar veel aanbieders werken met credits of bieden vergaderruimten zelfs gratis aan.

Bepaal bij het opstellen van een offerte eerst het aantal werkplekken per vierkante meter, en bereken vervolgens wat een reële prijs per persoon per maand zou zijn, vergeleken met alternatieven in de markt. Als je het aantal werkplekken vermenigvuldigt met deze reële prijs, weet je wat de totale prijs per maand is. Is die prijs te laag, dan moet je wellicht het aantal werkplekken per vierkante meter verhogen. Het is lastiger om de prijs te verhogen. Wees je ervan bewust dat de meeste huurders op prijs willen onderhandelen, dus zorg ervoor dat je daar wat onderhandelingsruimte hebt. Laat je medewerkers weten wat de laagste prijs is waarvoor ze de ruimte kunnen verhuren. Het is voor aanbieders niet alleen belangrijk om de ruimte voor een eenduidige prijs per werkplek per maand aan te bieden, ze moeten hun totale kosten ook op basis van deze verhouding van €/m² berekenen. Want alleen zo houd je greep op marges en weet je wat het gebouw, met kantoorruimtes van verschillende omvang, oplevert.

Hoe werkt de marketing van flexibele kantoorruimte?

Flexibele kantoorruimte op de markt brengen werkt heel anders dan bij conventionele kantoorruimte, want de meeste marketingactiviteiten verlopen via onlinekanalen. Dat geldt ook voor ons. We adviseren om  kantoorruimtes via verschillende bemiddelingswebsites aan te bieden, om maximale exposure te genereren. Meestal kun je op deze sites gratis adverteren op no cure, no pay-basis. Zorg ervoor dat je iemand in huis hebt die de markt goed kent en de aanvragen in behandeling kan nemen. Deze persoon moet ook de bezichtigingen voor zijn of haar rekening nemen. Het is essentieel om vanaf stap één ervaring met de kantorenmarkt in huis te hebben, want daarmee kun je het verschil maken tussen wel of geen deal. In deze markt gaan huurders snel een deur verder, en je moet opboksen tegen aanbieders met complete salesteams.

Snel reageren is cruciaal op deze markt en je moet geïnteresseerde partijen direct van informatie kunnen voorzien. Net zo belangrijk is het, dat je de potentiële klant het vertrouwen geeft dat je de ruimte binnen de geoffreerde termijn kunt opleveren.

Hoe regel ik het beheer van de ruimte?

Flexibele kantoorruimte is over het algemeen managementintensiever. Als je ruimtes aanbiedt voor meerdere kleinere bedrijven, zou ik overwegen om een community manager aan te nemen. Die onderhoudt het contact met de verschillende bedrijven op een verdieping of in het gebouw en zorgt voor een goede onderlinge samenwerking tussen alle huurders. De community manager stimuleert dat er in het gebouw wordt genetwerkt, zodat er een gemeenschap kan ontstaan die heel aantrekkelijk kan zijn voor toekomstige klanten. Zo kunnen er evenementen worden georganiseerd waar gastsprekers worden uitgenodigd, of is er af en toe een koffiemoment met gebak voor alle klanten in het gebouw. Meestal zal de community manager zelf ook in het gebouw werken, zodat hij of zij snel kan reageren bij vragen of problemen.

Er moeten ook andere voorzieningen beschikbaar zijn, zoals schoonmaak, IT en receptie. Sommige vallen misschien onder het bestaande beheerplan van het gebouw, maar andere diensten, zoals IT zijn meestal extra.

Wat is de standaard huurtermijn?

Over het algemeen tekenen huurders een contract voor een jaar. Vaak wordt daarbij gekozen voor een break-optie (mogelijkheid om tussentijds op te zeggen) van zes maanden. Bij grotere ruimtes kun je een contract van twee of drie jaar aanbieden met break-optie. Het komt ook voor dat de eerste maanden gratis worden aangeboden, maar meestal niet langer dan één of twee maanden, zeer uitzonderlijke gevallen daargelaten.

De huurvoorwaarden moeten zo beknopt en eenvoudig mogelijk zijn. Gebruik een standaardcontract waarin men alleen de bedrijfsnaam, huurtermijn en prijs hoeft aan te passen. Veel van de concurrenten op de serviced office-markt werken met standaardhuurcontracten van maximaal twee of drie pagina's. Hoe ingewikkelder het contract, hoe groter de kans dat een huurder naar een ander gaat.

Kortom: bij de verhuur van flexibele kantoorruimte zijn er veel dingen om rekening mee te houden en in deze handleiding hebben we alleen de grote lijnen aangestipt. Overweeg je om een eigen concept op te gaan zetten? Neem dan contact met ons op. Workthere biedt samen met Savills advies aan verhuurders die van plan zijn de flexibele kantorenmarkt te betreden.