Na tweeëneenhalve maand in ‘intelligente’ lockdown, keert het normale leven langzaam terug. We beginnen te wennen aan het ‘nieuwe’ normaal. Zo hebben cafés en restaurants per 1 juni hun deuren weer geopend voor het publiek. Daarnaast worden de bureaus bij kantoren afgestoft ter voorbereiding op een gespreide terugkeer naar kantoor.
Niemand weet precies hoe lang het duurt voordat alles weer normaal is. En of we überhaupt op korte termijn terugkeren naar het leven zoals we dat kende. We zullen onszelf mogelijkerwijs aanleren om ons aan te passen aan de nieuwe regels.
Wij hebben alvast een aantal zaken voor je op een rij gezet om rekening me te houden voor jouw eigen terugkeer naar kantoor:
De terugkeer naar kantoor: wat is het verschil tussen traditionele kantoren en flexibele kantoren?
In een traditioneel kantoor is de operationele afdeling vaak verantwoordelijk voor het wel en wee van de medewerkers. Medewerkers dienen zich te houden aan de (Corona)regelementen. In flexibele kantoren heb je als huurder minder controle en volg je de richtlijnen van de desbetreffende operator. Deze richtlijnen komen echter grotendeels overeen met de richtlijnen in traditionele kantoren. Beiden hebben het uitgangspunt om de werkplek zo veilig mogelijk te maken voor de gebruiker.
Een operator regelt bijvoorbeeld de schoonmaak van de kantoor- en gemeenschappelijke ruimtes. Zij zullen onder meer ervoor zorgen dat hun personeel persoonlijke beschermingsmiddelen draagt, hoeveel mensen tegelijkertijd de lift in mogen, wegbewijzering en hoe er gebruik gemaakt kan worden van vergaderruimtes. Elke operator heeft een back-to-the-office plan opgesteld waarin de getroffen maatregelen gedetailleerd worden beschreven. We raden aan om dit document goed door te nemen voordat je weer terugkomt naar kantoor. Op deze manier kunnen we ieder zijn gezondheid en veiligheid waarborgen.
We verwachten dat door COVID-19 zowel conventionele- als flexibele kantoren na gaan denken over het herinrichten van de werkplek rekening houdend met het feit dat er minder mensen in één ruimte aanwezig kunnen en mogen zijn.
Er kan nog steeds samengewerkt worden, weliswaar volgens de regels van de overheid. Om te voldoen aan de regels moet je een afstand van 1,5e meter kunnen waarborgen. Het voornaamste bij het design en de inrichting van de ruimte is om te voorkomen dat grote groepen mensen tegelijkertijd in één ruimte aanwezig zijn.
De verwachting is dat we gewoon gebruik gemaakt kunnen maken van vergaderruimtes. Het enige wat hierbij belangrijk is, is het waarborgen van de 1,5e meter afstand. Dit zal in de praktijk betekenen dat er minder mensen tegelijkertijd in één vergaderruimte aanwezig kunnen zijn.
Om toch het community gevoel te behouden zijn er creatieve oplossingen gekomen zoals bijvoorbeeld virtuele yoga lessen of quizzen. Ook verwachten we een toename in het gebruik van apps om een dergelijk community gevoel te kunnen blijven stimuleren.
Zullen we, als gevolg van COVID-19, een toename zien van privé kantoren ten koste van co-working?
Sommige flexibele kantooraanbieders, bijvoorbeeld The Office Group, is gestopt het aanbieden van het co-working- en lounge-lidmaatschap. Op deze wijze kunnen zij voorrang geven aan hun bestaande gebruikers. De verwachting is dat de vraag naar co-working ruimtes langzaamaan weer zal toenemen, maar dat de meeste mensen toch gebruik zullen maken van privékantoren. Dit hebben we reeds kunnen zien in Azië waar privékantoren volop in gebruik zijn, maar co-working ruimtes tot op heden relatief leeg blijven.
Hoe spelen aanbieders van flexibele kantoren in op een mogelijke verspreiding van het virus?
Dit is iets waar niet alleen flexibele kantooraanbieders mee te maken krijgen, maar een veelvoorkomend probleem voor elk kantoor. Er worden stappen ondernomen om een eventuele verspreiding te voorkomen:
- Symptomen: als iemand het gebouw binnenkomt en symptomen vertoont die worden geassocieerd met COVID-19, wordt aanbevolen om thuis te werken.
- Toegang: er wordt vriendelijk verzocht om niet met het openbaar vervoer van en naar werk te reizen. Om gebruikers tegemoet te komen bieden veel aanbieders extra parkeergelegenheid aan en een fietsenstalling. Als iemand het gebouw betreed heeft, is het zaak dat er rekening gehouden wordt met het aantal personen in de lift. Er wordt een ‘een persoon erin-een persoon eruit’ principe gehanteerd.
- Hygiëne: het gebouw wordt voorzien van ontsmettingsstations bij de ingang en op alle verdiepingen. Daarnaast wordt aan gebruikers gevraagd om een mondkapje te dragen wanneer ze naar kantoor reizen of zich verplaatsen in openbare ruimtes.
- Aanvoerder: LABS moedigt hun gebruikers aan om bijvoorbeeld een COVID-19-aanvoerder aan te wijzen. Deze persoon is ten alle tijden op de hoogte van overheidsupdates en houdt het overzicht wat betreft het aantal gebruikers in de verschillende kantoorruimtes.
Zullen er veranderingen doorgevoerd worden wat betreft het design van de ruimtes en de implementatie van technologie?
Het antwoord is ja. De verwachting is dat het design van een ruimte en de rol die technologie hierin speelt steeds belangrijker wordt. Wegbewijzering, eenrichtingsverkeer, en tussenschotten zul je steeds vaker zien op de werkvloer. Wat betreft technologie zal elke vergaderruimte uitgerust zijn met verbeterde videoconferentie mogelijkheden. Ook zijn verschillende applicaties in het leven geroepen om de veiligheid van de gebruiker te kunnen waarborgen.
Zien we, als gevolg van COVID-19, dat men vaker en langer gebruik maakt van flexibele kantoorruimtes om hun werktijd te spreiden? Bijvoorbeeld in het weekend?
De meeste flexibele kantoren zijn 24/7 geopend. Echter is de receptie meestal alleen bemand van 8.30 tot en met 17.30 uur. We zien momenteel dat providers hun receptie-uren verlengen. De voornaamste reden hiervoor is dat spitsuren vermeden kunnen worden om zo risico’s te beperken.
Er worden veel veranderingen verwacht bij de terugkeer naar kantoor. Dit geldt zowel voor conventionele- als flexibele kantoren. De implementatie ervan zal wellicht verschillen. Maar feit is dat iedereen zal zich aan gaan passen aan het ‘nieuwe’ normaal.
