Steeds meer bedrijven hebben behoefte aan meer flexibiliteit in hun huisvestingsoplossingen, of dit nu gaat om kortere huurtermijnen of de mogelijkheid om werkplekken of metrages eenvoudig op- of af te schalen. Wij zien dan ook een groeiende interesse in flexibele kantoren door de veelzijdigheid en flexibiliteit die deze kantoren te bieden hebben. Maar welk type kantoorruimte, ‘traditioneel’ of juist flexibel, sluit het beste aan op de behoeften en doelen van jouw organisatie?
Kantooroplossingen worden meestal onderverdeeld in drie hoofdcategorieën: leased, serviced en managed kantoren. Met name de nieuwere categorieën, serviced en managed, profiteren van de toenemende vraag naar flexibele kantoorruimtes. Deze kantoren bieden steeds meer opties voor zowel grote bedrijven als MKB’s en startups.
Hierbij een handige gids die deze drie kantooropties uitlegt.
Leased kantoren
Leased kantoren zijn de ‘traditionele’ werkruimtes waarbij een lange termijn overeenkomst met verhuurders of andere huurders wordt afgesloten (onderhuur). Deze contracten hebben meestal een looptijd van drie of vijf jaar of langer. Bij deze kantoren, vaak privékantoren, is de huurder verantwoordelijk voor het ontwerp en het beheer van de ruimte. Hoewel kortere looptijden mogelijk zijn via bijvoorbeeld onderverhuur of onderhandelde breakopties, biedt een leased kantoor over het algemeen beperkte flexibiliteit om uit te breiden of af te schalen.
Bij leased kantoorruimtes draagt de huurder alle kosten, waaronder: huur, belastingen, servicekosten, nutsvoorzieningen (in sommige gevallen), onderhoud en inrichting. Een voordeel hiervan is dat de huurder volledige vrijheid heeft om de gehuurde ruimte naar eigen smaak in te richten. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van onder andere vergaderruimtes, lunchvoorzieningen, receptie. In het geval van een multi-tenant gebouw kunnen er gedeelde faciliteiten in de algemene ruimtes aanwezig zijn.
Leased kantoren zijn het meest geschikt voor bedrijven die behoefte hebben aan een stabiele werkplek voor de lange termijn, die volledig kan worden aangepast aan hun wensen.
Serviced kantoren
Serviced kantoren zijn werkruimtes die volledig worden beheerd door een operator en kunnen variëren van kleine privékantoren op gedeelde verdiepingen tot zelfstandige verdiepingen. Omdat deze ruimtes al volledig zijn ingericht door de operator, zijn ze meestal direct beschikbaar en bespaart dit bedrijven veel tijd en geld bij het betrekken van een kantoor. De contracten voor serviced kantoren variëren van maandelijkse overeenkomsten tot contracten van drie jaar en in uitzonderlijke gevallen, nog langer. Dit biedt bedrijven de flexibiliteit om snel op of af te schalen, afhankelijk van hun behoeften.
Alle kosten, met uitzondering van eventuele juridische kosten, die voor rekening van de huurder komen, zijn inbegrepen in de huurprijs. Daarentegen worden de makelaarskosten door de operator gedekt. Huurders kunnen ervoor kiezen om de ruimte in de huidige staat te accepteren of om te gaan voor een op maat gemaakte inrichting, waarbij alles in de kosten is inbegrepen. Hoewel de mogelijkheden voor branding beperkter zijn dan bij een traditioneel gehuurd kantoor, kun je nog steeds bedrijfslogo’s etc binnen de kantoorruimte toevoegen. Bovendien heb je binnen een serviced kantoor toegang tot gedeelde voorzieningen, zoals ontspannings- en vergaderruimtes, die door de operator worden onderhouden.
Dankzij de flexibele contracten en ruimteopties bieden serviced kantoren een ideale oplossing voor bedrijven die snel op veranderende behoeften moeten inspelen. Waar deze kantoorruimtes vooral populair waren onder start-ups en MKB's, kiezen nu ook grotere bedrijven steeds vaker voor dit type kantooroplossing.
Managed kantoren
Een managed kantoorruimte is een combinatie van serviced en leased huurcontracten, waarbij privé, zelfstandige verdiepingen of hele gebouwen worden ontworpen en beheerd door een derde partij. Managed kantoren zijn volledig voorzien van alle faciliteiten die een bedrijf nodig heeft, zoals vergaderruimtes en keukens. In tegenstelling tot serviced kantoren zijn deze faciliteiten niet voor gedeeld gebruik.
Contracten variëren meestal van één tot vijf jaar en bieden vergelijkbare flexibiliteit als serviced kantoren, waardoor de ruimte kan worden aangepast aan de behoeften van de huurder. Het toevoegen van branding is toegestaan in zowel de kantoor- als de receptieruimte. Alle kosten zijn inbegrepen in de huur, met uitzondering van eventuele juridische kosten, die de huurder moet dragen. Makelaarskosten worden gedekt door de operator.
Managed kantoren zijn dan ook ideaal voor bedrijven die behoefte hebben aan een flexibele, langdurige, zelfstandige werkruimte zonder zich zorgen te maken over het operationele beheer.
Samenvattend biedt elk type kantoor een passende oplossing voor uiteenlopende behoeften. Leased kantoren bieden langdurige stabiliteit en controle, met de mogelijkheid om het kantoor volledig naar wens in te richten. Serviced kantoren bieden flexibiliteit met gedeelde voorzieningen, waarbij (bijna) alle kosten zijn inbegrepen in de huurprijs. Dit is een goede optie voor bedrijven die op korte termijn aanpassingen willen doorvoeren of bijvoorbeeld groeiende zijn. Daarentegen is een managed kantoorruimte ideaal voor bedrijven die op zoek zijn naar een privékantoor met langdurige flexibiliteit. Het kiezen van de juiste optie hangt daarom sterk af van de specifieke vereisten en groeiplannen van jouw bedrijf.
Traditionele huurmodellen worden steeds flexibeler, met kortere looptijden en op maat gemaakte opties om concurrerend te blijven in de steeds flexibeler wordende markt. Wij verwachten dat de groei en ontwikkeling van de markt voor flexibele kantoren zal leiden tot een nog grotere diversiteit in het aanbod, met nieuwe en innovatieve kantooroplossingen.
