Een flink aantal bedrijven laat hun werknemers gefaseerd terugkeren naar kantoor, anderen blijven thuis werken. De afgelopen tijd zijn de kantoren aangepast om aan de social distancing te kunnen voldoen. Ondertussen zijn we thuis op zoek naar manieren om virtueel in contact te blijven met collega’s. Ondanks de verschillende online tools, zoals Microsoft Teams, blijkt dit toch best lastig te zijn. Workthere heeft 5 tips op een rijtje gezet om ervoor te zorgen dat je toch verbonden blijft met collega’s:
1. Communiceer alsof je op kantoor bent.
Interactie met je collega's gedurende de dag is een essentieel onderdeel van het kantoorleven. In de huidige situatie is dat veel moeilijker geworden. We missen onze routines, zoals een praatje maken bij de koffie-automaat, envoornamelijk de mensen die daarbij horen. Hoewel het gemakkelijk is om uitsluitend over werk te praten wanneer je contact hebt via de mail of Microsoft Teams, is communiceren zoals je dat in persoon zou doen een goede manier om toch verbonden te blijven met collega’s. Het organiseren van een virtuele koffiepauze is hier een goed voorbeeld van. Dit moment kan je gebruiken voor het vieren van behaalde successen of gewoon om even bij te praten over het dagelijks leven.
2. Zorg voor dagelijkse check-ins.
Het is belangrijk om elkaar op vaste moment te ‘zien’. Ten eerste om te bespreken hoe het met iedereen gaat, maar natuurlijk ook om up-to-date te blijven van de werkzaamheden binnen het team. Of het hele team nu weer op kantoor werkt of slechts een deel terug is op de werkvloer, dat maakt niet uit. Dagelijkse check-ins zijn een goede manier om op de hoogte te blijven van de lopende zaken en om teamspirit te creeren en behouden. Plan bijvoorbeeld een dagelijkse call in waarin elke collega de kans krijgt om de rest van het team op de hoogte te stellen van zijn of haar werkzaamheden of om vragen te stellen.
3. Organiseer virtuele events.
Het personeel is een belangrijk onderdeel van het kantoor, en ondanks het feit dat je niet even naar buiten kan voor een after-work drankje is het zonde om geen evenementen meer te organiseren tijdens COVID-19. Met terugkomende virtuele events blijf je toch verbonden met elkaar. Plan bijvoorbeeld om de week of één keer per maand een online event in. Het is belangrijk dat het een online activiteit is die niet werkgerelateerd is, bijvoorbeeld een quiz of een yoga sessie.
4. Plan een videogesprek in.
E-mails of gesprekken via Microsoft Teams zijn cruciaal om in contact te blijven ten tijde van een lockdown. Telefonisch contact moet daarentegen niet worden onderschat. De drempel is veel lager en sommige kwesties zijn telefonisch veel sneller op te lossen. Ook komt je boodschap vaak beter over als je belt. Via de telefoon kan je communiceren zoals je dat ook zou doen wanneer je elkaar op kantoor ziet, en het helpt je bij het onderhouden van goede relaties met collega’s.
Het is verleidelijk om elke dag thuis in makkelijke kleding te werken en videocalls te mijden. Een videcall ligt echter het dichtst bij de realiteit. Ondanks dat je elkaar op een beeldscherm ziet, zorgt het zien van collega’s voor verbinding. Door het gebruik van verbale en nob-verbale cues voorkom je tevens eventuele miscommunicaties. Maar, dat gezegd hebbende, is het ook belangrijk om de grenzen van collega’s te respecteren - dus als ze om welke reden dan ook hun camera liever niet aan willen zetten, maak daar dan geen punt van.
5. Leer iets nieuws.
Een virtuele workshop is een goede manier om verbonden te blijven met collega's, of ze nu op kantoor werken of vanuit huis. Gemeenschappelijke interesses brengen mensen dichter bij elkaar. Voorbeelden van virtuele bijeenkomsten zijn kookworkshops, sportklasjes of mediteren. Je kunt experts buiten de organisatie dit laten organiseren, maar je kan er ook voor kiezen om het dichter bij huis te houden en een collega een bijeenkomst te laten organiseren. Dit komt veel persoonlijker over. Misschien heb je een werknemer met een passie voor koken. Hij of zij kan via een videocall stap voor stap uitleggen wat er moet gebeuren. Zo leer je nieuwe vaardigheden, maar kom je ook meer te weten over je collega’s. Omdat je samen iets nieuws aan het leren bent, creëer je een gevoel van verbondenheid.
