Flexibele kantoorruimten zijn een belangrijk onderdeel geworden van de kantoorportefeuilles van internationale bedrijven, vanwege de flexibiliteit die deze kantoren bieden, zoals kortere contracten, snellere verhuizingen en lagere kapitaalinvesteringen. Om bedrijven te helpen bij het navigeren door deze veranderende markt, beantwoorden onze experts enkele veelvoorkomende vragen van grote bedrijven over flexibele kantoorruimten en bespreken ze enkele belangrijke thema’s om rekening mee te houden bij het vinden van een geschikt flexibel kantoor.
Ik heb gehoord dat flexibele kantoorruimten vooral geschikt zijn voor startups. Zijn er voordelen voor grotere bedrijven?
Absoluut, één van de grootste voordelen van een flexkantoor is de flexibiliteit die het biedt, waardoor bedrijven van elke grootte snel kunnen inspelen op veranderende behoeften, uitbreiden naar nieuwe markten of hybride oplossingen voor hun team kunnen bieden. Flexibele werkplekken vereisen daarnaast slechts beperkte kapitaalinvesteringen en omdat de flexaanbieder de operationele aspecten verzorgt, kunnen grote bedrijven zich richten op andere projecten. Met de opkomst van hybride werkmodellen bieden flexibele huurcontracten bedrijven de kans om een werkruimte tijdelijk te testen en de juiste omvang en faciliteiten te bepalen.
Is een flexibele kantoorruimte duurder dan een traditioneel huurcontract?
Prijzen van flexibele kantoorruimtes zijn dynamisch en variëren afhankelijk van de vraag, locatie, looptijd van het contract, de kwaliteit van de ruimte en andere factoren. Vanwege het allesomvattende prijsmodel van flexibele werkplekken kunnen kostenvergelijkingen soms lastig zijn. Belangrijke voordelen zijn financiële voorspelbaarheid, geen initiële kapitaalinvesteringen en toegang tot extra faciliteiten. Dit maakt flexibele werkplekken tot een kostenefficiënte keuze.
Zijn er voordelen aan het kiezen van een internationale flexaanbieder in plaats van een onafhankelijke aanbieder?
Een wereldwijde aanbieder zorgt voor consistentie, vereenvoudigt het beheer en biedt medewerkers de flexibiliteit om op meerdere locaties wereldwijd te werken. Bedrijven met een grote vastgoedportefeuille kunnen daarnaast door schaalgrootte en locatiebundeling vaak gunstigere prijsafspraken maken, wat de kosten per locatie verlaagt. Anderzijds, bieden onafhankelijke aanbieders doorgaans meer flexibiliteit als het gaat om prijzen, branding en huisregels, wat resulteert in op maat gemaakte ruimtes en meer gepersonaliseerde diensten. Het is belangrijk om beide opties te overwegen om de beste oplossing voor je bedrijf te vinden.
Samenwerken met een internationale adviseur, zoals Workthere, helpt bij het beheren van je kantoorportefeuille. Dit garandeert toegang tot lokale marktprijzen, consistente kwaliteit en op maat gemaakte oplossingen in verschillende regio's, terwijl het ook helpt om lokale marktnuances effectief te navigeren. Dit kan zowel tijd besparen als de kosten in je portefeuille optimaliseren.
We hebben wereldwijde werkplekstandaarden en bieden ergonomische werkplekken voor ons team binnen onze kantoorruimtes. Hoe zullen onze teams werken binnen de coworking spaces?
Toegewijde flexibele kantoren zijn volledig uitgerust met hoogwaardig ergonomisch meubilair, wat mogelijk al voldoet aan de werkpleknormen van je bedrijf. Veel aanbieders staan je ook toe om de ruimte en het meubilair aan te passen aan de behoeften van je team, door bijvoorbeeld je eigen apparatuur mee te nemen of verschillende opties te bieden.
In managed kantoorruimtes zijn de indeling, het ontwerp en het meubilair vaak op maat gemaakt en heb je veel meer keuzemogelijkheden. Dit zorgt ervoor dat de uitstraling van je organisatie en de bedrijfscultuur op verschillende locaties gelijk blijft.
We willen ervoor zorgen dat ons merk zichtbaar is, hoe werkt dit?
Oorspronkelijk lieten veel aanbieders van flexibele werkplekken klanten hun eigen ruimte niet branden, maar promootten ze hun eigen merk. Dit is echter flink veranderd. Tegenwoordig staan aanbieders vaak personalisatie toe binnen je eigen kantoorruimte, zoals merkborden of kleurenschema’s die de identiteit van je bedrijf weerspiegelen, evenals mogelijkheden in gemeenschappelijke ruimtes, zoals de receptie.
We hebben gehoord dat verlengingen tijdrovend kunnen zijn, hoe werken die?
Omdat de contractduur van flexibele werkplekken korter is dan bij traditionele huurcontracten, dient een verlenging zich vaak sneller aan dan verwacht. Bij verlenging is het gebruikelijk om tot drie maanden voor de einddatum een verzoek tot verlenging of beëindiging van het contract in te dienen – de opzegtermijn kan variëren afhankelijk van de looptijd van het contract. Bij verlenging kunnen de kosten opnieuw worden onderhandeld om ze af te stemmen op je huidige behoeften. Vaak stijgen de kosten, maar marktvergelijking helpt om een huurverhoging af te zetten tegen het marktgemiddelde en zo een weloverwogen beslissing te nemen over je volgende stap.
Welke voorzieningen kan ik verwachten in een flexibele kantoorruimte?
Flexibele kantooraanbieders bieden een breed scala aan gedeelde voorzieningen, van vergaderruimtes en ontspanningsruimtes tot cafés, sportscholen, podcaststudio’s en evenementenruimtes. Welke faciliteiten er worden aangeboden verschilt per aanbieder. De toenemende concurrentie binnen de markt zorgt voor een vlucht naar kwaliteit, waarbij aanbieders premium faciliteiten en hospitality services aanbieden om huurders aan te trekken.
Met name in meer volwassen markten zien we dat er meer ruimte binnen gebouwen wordt toegewezen aan faciliteiten. Deze voorzieningen zijn aantrekkelijk voor bedrijven, omdat ze een gevoel van gemeenschap, samenwerking, creativiteit en welzijn binnen teams bevorderen, zonder dat bedrijven deze zelf hoeven te beheren.
Kortom, flexibele kantoorruimten bieden veel voordelen: ze zijn flexibel, kosteneffectief en ontworpen om de moderne manier van werken te ondersteunen. Hierdoor zijn flexibele kantoren een waardevolle toevoeging aan je vastgoedportefeuille.
