Top 8 : les outils collaboratifs qui facilitent le travail dans les espaces de coworking

On a pu assister à une montée en flèche du coworking ces dernières années. Il existait environ 360 espaces de coworking et tiers-lieux en 2015 contre presque 1700 en 2019. De nombreuses sociétés, allant de la petite start-up à la grande entreprise, ont décidé de se tourner vers ce nouveau modèle qui offre une flexibilité à tous les niveaux.

Il a tout d’abord fallu repenser les espaces de travail pour faciliter la vie de bureau des salariés, en offrant des espaces de travails privatifs et collaboratifs pour s’adapter aux différentes tâches et missions auxquelles les salariés peuvent être amenés à effectuer au cours de leur journée de travail. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises développant des logiciels ou des plateformes collaboratives permettant de travailler en équipe à distance ont vu le jour. Il en existe énormément mais voici 8 plateformes ou logiciels en vogue qui facilitent le travail dans les espaces de coworking.

1. Trello

Trello est une plateforme de gestion de projets, c’est l’une des plus utilisés dans les entreprises et espaces de coworking. La plateforme se présente sous la forme de « to do list » Elle permet de gérer seul ou à plusieurs des projets en cours ou à venir et d’avoir un aperçu de l’avancée de ces projets. L’utilisation de la plateforme est plutôt simple, on crée des catégories sous forme de colonnes puis des « cartes » au sein de chaque colonne qui représentent les différentes tâches à effectuer pour un projet. Ce logiciel permet un suivi en temps réel du travail effectué et qu’il nous reste à faire.

2. Cobot

Cobot est l’un des premiers logiciel de gestion d’espaces de coworking qui facilite les tâches administratives quotidiennes pour permettre aux gestionnaires de ces espaces de se concentrer sur ce qui compte vraiment : les coworkers.

« Depuis 2010, Cobot a aidé des espaces de coworking de 90 pays différents à traiter 7 000 000 $ de revenus, à gérer 100 000 heures de réservation de salles de conférence et à rendre 100 000 membres heureux ».

Ce logiciel peut dans un premier temps être personnalisé aux couleurs et logo de votre entreprise. Il est très pratique et permet aux membres des espaces de coworking de réserver des salles de réunions en ligne, d’avoir accès aux ressources et à leurs factures et de se connecter avec les autres membres de l’espace.

3. Slack

Slack est une plateforme de communication collaborative conçue pour remplacer les mails comme principale méthode de communication et de partage de ressources et de fichiers. Aujourd’hui, la plateforme compte environ 10 millions de membres actifs par jour. Présenté sous forme de chat, Slack est aussi un logiciel de gestion de projet qui permet l’échange de fichiers et qui garde l’historique des conversations passées. Ainsi, vous pouvez créer différents canaux de discussions en fonction de vos projets en cours ou à venir.

4. Dropbox

Dropbox est un service en ligne qui permet de stocker des fichiers et de les partager entre utilisateurs. C’est une plateforme utilisée par plus de 500 millions de personnes dans le monde, très utile et qui facilite l’accessibilité à toutes sortes de documents au sein de l’entreprise. A l’heure actuelle il existe plus de 500 millions d’utilisateurs de Dropbox et environ 150 000 entreprises dans le monde utilisent la version professionnelle de ce service en ligne.

5. Kisi

Kisi est une application disponible sur mobile qui permet de contrôler l’accès des utilisateurs aux différents lieux de l’espace de coworking. Chaque membre peut télécharger l’application sur son téléphone et déverrouiller les portes et espaces auxquels il a accès en passant son téléphone devant le lecteur. Chaque profil peut être personnalisé pour permettre à telle ou telle personne d’accéder à tel ou tel endroit en fonction des horaires. L’application permet aussi pour le gestionnaire de voir l’affluence de son centre en fonction des heures de la journée.

6. WeTransfer

WeTransfer est un service de transfert de fichier fondé sur le cloud et créé en 2009 à Amsterdam. Ce site web permet d'envoyer des fichiers jusqu'à 2 Go avec la version gratuite et jusqu'à 20 Go avec la version payante « WeTransfer Plus ». WeTransfer, en version gratuite, ne nécessite pas d'enregistrement ni de création de compte. La société se rémunère via des publicités sous forme de fonds d'écran apparaissant sur le site web.

7.GoToMeeting

GoToMeeting est un outil pour les visioconférences et les réunions en ligne, extrêmement flexible. Il peut être utilisé à partir de n'importe quel navigateur ainsi que sur des appareils mobiles avec ou sans caméra. GoToMeeting offre également de nombreuses fonctionnalités intéressantes, même dans la version gratuite. Les versions professionnelles offrent des outils encore plus puissants. Cette application en ligne est particulièrement pratique pour les entreprises qui ont des employés plutôt flexibles, en déplacement ou aux quatre coins du monde car il est facile et très rentable de réunir tout le monde par le biais d'un séminaire en ligne au lieu de les emmener tous au siège pour une réunion.

8. DeskTime

DeskTime est un outil qui permet de suivre en temps réel le temps de travail de ses collaborateurs qui fonctionne aussi bien sur ordinateur que sur mobile. Cette application permet donc aux employeurs de savoir ce que leurs employés font pour s'assurer qu'ils sont productifs pendant les heures de travail.

Avec DeskTime, les entreprises peuvent économiser de nombreuses ressources financières ainsi que beaucoup de temps en s'assurant que les travailleurs font bon usage des heures de travail pour accomplir leurs tâches. Cet outil fonctionne grâce à un tracker d'applications, un tracker de sites web et un tracker de temps hors ligne. En outre, DeskTime fournit aux entreprises un tableau de bord tout-en-un où elles peuvent contrôler les activités quotidiennes, les absences et les heures supplémentaires à partir d'un seul endroit.

Ces nouveaux outils de partage et de travail collaboratif qui ont émergé ces dernières années permettent donc de s’adapter à la montée en flèche du flex office et du travail à distance et n’imposent plus forcément d’être présent sur site pour mener à bien des projets en équipe.